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会议预约
智能办公
Smart Office

1、开发背景

 

基于目前许多大中型企业手工化管理会议室,各个会议室空闲或预定情况不能及时得知,会议室设备管理及操作复杂,工作量较大。为了进一步简化会议室的使用和预定管理,避免会议设备操作的复杂性, 以及资源的冲突。金辛自主研发的金辛会议室预订系统系统,用户只需要通过互联网即可随时了解每个会议室的当前状态和预定情况,提高了会议室的使用率,优化会议流程,节省会议组织者和与会者的时间。同时通过预约人员, 预约时间及所需会议功能来自动管理会议室及会议设备,不再需要任何人为操作 。

金辛会议室预订系统提供给用户更简单,更智能,更贴心的全程管家式会议服务,让用户轻松告别忙乱,坐享高效会议。

 

2、系统结构

金辛会议室预订系统基于JAVA架构下使用了JAVA语言开发的B/S系统数据库采用MYSQL SERVER系统同时支持WINDOWSLINUX操作系统平台具有优良的可移植性、通用性、易用性及高可维护性。由于技术架构灵活,使得系统可以在满足会议系统要求的同时,实现与其他的在用的业务系统实现信息对接。

系统采用B/S [浏览器 / 服务器 ]体系结构。系统平台包括会议室管理系统、数据库服务器、信息发布系统、客户端四大部分。利用IE浏览器进行管理操作; 支持手机进行终端预定和取消会议室。

金辛会议室预订系统可以和金辛信息发布系统完美结合。在会议室门口显示器上实时动态显示会议进程及预约情况。


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3、系统优势

 

金辛会议室预订系统采用B/S架构开发,以客户端的方式在企业内部网和互联网上应用,相比其他的产品,具有如下特点:

 

3.1 技术领先

金辛会议室预订系统金辛信息发布系统完美结合,可以通过网络信息发布平台,实时动态的将会议室预定信息,传递到每个会议室门口显示屏上,管理界面融合一体,只需登陆即可实现2套系统的综合管理。

系统同时支持WINDOWS/LINUX跨平台操作,并提供WINDOWS/LINUX 两个版本的服务器,信息发布系统同时兼容C/S和B/S 两种架构。JAVA环境支持高效内存管理机制,带来更高效的内存和使用率以及更快的运行速度。

金辛会议室预订系统使用了JAVA语言开发的B/S系统数据库采用MYSQL SERVER具有优良的可移植性、通用性、易用性及高可维护性。由于技术架构灵活,使得系统可以在满足会议系统要求的同时,实现与用户已在使用的业务系统实现信息的对接。

 

3.2 用户权限控制灵活

金辛会议室预订系统的用户控制由:角色、权限、用户、用户组4个部分组成。角色对应权限,用户对应用户组,用户组对应角色, 无论用户如何变换,都不会造成权限控制的混乱,使得用户权限管理做到安心、放心。

 

3.3 支持企业微信、邮件通知

金辛会议室预订系统与移动技术充分结合,实现了一旦会议确认召开,就会提前自动向与会人员进行企业微信和邮件通知,及提醒,以免造成缺席、迟到等现象,进而可以有效的提高会议的执行效率。

 

3.4 支持outlook/企业微信

金辛会议室预订系统outlook和企业微信充分结合,实现了outlook、企业微信用户在不改变现有登录使用习惯的情况下,即可实现对会议室的同步预约和状态同步,实现用户体验的一致体验与升级。

 

3.5 会议资源统筹分配

在企业实际运营过程中,时常会出现会议资源冲突的现象,而以往,一旦出现不同的会议组在同一时间使用同一会议资源的情况,比如同时在同一个会议室召开会议,对于行政办公管理部门来说很难协调处理,结果造成了不必要的尴尬。金辛会议室预订系统充分考虑到这点,在申请会议资源时对会议室的使用时间做了判断,如果存在同时申请使用会议室的情况,会提醒申请者进行相关的处理。

 

3.6 系统安全性

安全是企事业单位信息系统非常重要的环节,尤其是重要的会议,一旦造成会议内容泄露,将给企事业单位造成相当严重的影响。

金辛会议室预订系统从三个方面保证系统的安全性:

 

u 用户认证安全

u  采用JAVA 加密验证方式,所有页面均需授权才可访问;

u  每个用户对应各自的角色,每个角色拥有各自的操作权限;

u  不允许存在相同用户名的情况,杜绝假冒授权;

u  用户密码采用MD5加密,保证密码明文安全;

 

u 业务及网络安全

u  非会议参与人员不允许查看会议内容;

u  所有页面输入全部进行SQL注入校验,防止非法执行系统指令;

u  可采用SSL及证书验证,保护信息传递的安全;

 

u 数据安全

u  采用B / S架构,杜绝数据库服务器与客户端进行直接物理连接;

u  数据库可自行设定策略进行定时备份,减少灾难性故障损失;

u  采用专有的数据库账号登录,限定数据访问范围;

 

3.7 私密会议室

系统可以允许将某个会议室单独指定给某个部门使用,其他部门无法预定该会议室。比如董事会议室、财务专用会议室等。

 

 

3.8 紧急退订功能

对于已经审批通过的会议,如果该会议室有其他紧急安排,或者与会人员无法参加的情况下,管理员可以通过会议退订功能,会议申请者也可以重新编辑该申请订单,修改后在提交,退订的颜色显示为红色用于区分。


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3.9 会议信息统计

金辛会议室预订系统系统可根据使用部门或者会议室进行统计,并导出统计结果(EXCEL格式)。 可按照用户需求出统计结果,如本月会议室使用统计表,本月各部门会议次数统计表等。


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3.10 AD域用户同步功能

金辛会议室预订系统可在线导入WINDOWS系统的AD域用户。 并可以实现定时同步功能。

 

3.11 会议状态灯光显示功能

预约屏四周带有LED灯带,不同颜色代表不同的会议室状态,如绿色代表空闲、蓝色代表有预约、红色代表会议正在进行中,颜色可自定义。          

 

3.12 会议审批功能

金辛会议室预订系统可根据用户实际使用需求,打开或取消审批功能。取消审批功能的情况下,每个会议发起人发起会议后直接预定会议室并通知与会人员,无须审批,比较适合私有企业用户。打开审批的功能可自动将会议发起人的会议预约发给对应的领导进行审批,适合国企用户或政府用户。

 

3.13 会议室设备自动控制功能

金辛会议室预订系统系统可根据会议预定者提出的会议需求,在预约生效的时间段内,实现自动对会议室中对应所需的会议音视频设备及灯光等设备进行操控,无须人员进行复杂的会议设备操作,即可达到便捷,高效,无误,专业的会议效果。  

金辛会议室预订系统允许在会议开始时自动打开会议室硬件设备,在会议结束后,自动会关闭会议室硬件设备,无需人工操作。并可以提前通过中控设置不同的场景模式,在预订会议的时候选择需要的场景模式。


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3.14 会议提前结束和会议延迟功能

金辛会议室预订系统系统允许在会议的过程中,提前结束会议。也可根据实际需要,延长会议的时间。可以更好的提高会议室的使用效率。同时结合物联网技术,实现对空间的自动感知,实现房间长时间没人的情况下,空间资源的自动释放


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3.15 会议纪要总结功能

对已经开完的会议,会议申请人员,可在会议结束后,将本次会议讨论并修改定稿的资料和本次会议的总结,通过金辛会议室预订系统的会议总结功能,将相关会议资料自动通过邮件发送给所有与会人员。

 

3.19 自动化处理

金辛会议室预订系统系统为用户提供了更智能,更简单,更贴心的全程管家式服务,在会议申请人员填写完相关信息,审批通过后,系统完全自动推送信息,自动对会议室进行管理,自动对会议设备进行操控,无需人员进行任何操作。在私有企业,可以关闭审批功能,按优先原则,先预订先使用,无须审批环节。带给用户一个高效,顺畅的会议环境。

 

3.20 会议反馈功能   

对已经开完的会议,会议申请人员,可以针对在本次会议中遇到的问题,如会议设备问题,环境问题等,通过手机客户端进行反馈,反馈结果将自动以邮件方式通知管理员。可更好的实现会议室的维护。

 

4、功能模块简介

整个系统分为资源管理、会议管理、使用统计等3大模块,其中资源管理模块分为楼层管理、会议室管理、用户管理(部门及人员)、其他资源管理等5个子模块,会议管理分为会议申请、我的申请、会议审批、会议查询等4个子模块,使用统计模块分为会议统计、计费管理(定制)等2个子模块。

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5、会议室信息发布屏

Ø  金辛信息发布系统完美结合,实现对会议室门口显示标牌的管理,会议室门口的显示屏自动显示该会议室的会议进程。

Ø 自动显示状态分为会议中和会议空闲,在会议进行中显示该会议的会议内容,会议空闲阶段则显示所有会议室当日的信息。

Ø 拥有10寸/13寸/15寸多种规格显示

Ø 可定制前台导航信息屏幕,实现快速了解每间会议室的情况及如何快速到达

 


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6、会议室信息发布系统安装示意图 

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7、应用案例 

7.1 大型国企

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银行                                    

00.jpg物流

   

7.2 企业

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7.3 教育行业

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7.4 酒店

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